11 Secrete Pentru Livrarea De Vești Proaste La Locul De Muncă

2024 Autor: Steven Freeman | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 08:19

Trimiteți feedback rapid, dar nu imediat

Nu așteptați o revizuire anuală pentru a solicita zone de îmbunătățire. Atrageți atenția asupra problemelor rapid, astfel încât detaliile să fie în minte. La o zi după un incident este locul dulce; având un pic de timp stârnește emoții prea fierbinți și vă permite să vă pregătiți și să fiți mai grijuliu cu cuvintele voastre. „În acest moment, ambele părți vor avea o reacție mai puternică, mai puțin utilă”, spune Jennifer Porter, partener de conducere al grupului Boda, o firmă de conducere și de dezvoltare a echipei. Revizuirile anuale sau trimestriale ar trebui să acopere obiectivele și să se concentreze pe feedback-ul care vizează viitorul, de exemplu, ceea ce cineva trebuie să facă mai mult sau mai puțin pentru a-și avansa cariera („Dacă ar fi să deveniți mai priceput în analiza datelor, vă pot vedea săriți la nivelul următor”).

Amintiți-vă intenția

Gândiți-vă de ce doriți să împărtășiți feedback în primul rând. „Faci asta pentru că vrei să ajuti persoana să reușească”, spune Porter. În acel moment, s-ar putea să se simtă mai puțin binevoitor decât asta - s-ar putea să credeți că trebuie doar să reduceți obiceiurile proaste sau să remediați lucrurile obraznice - dar orice fel de feedback vă ajută echipa să învețe și să crească. De asemenea, doriți să le câștigați încrederea. „Dacă nu transmiteți feedback-ul, altcineva va face și s-ar putea să nu facă o treabă atât de bună pe cât ați avea-o”, spune Freyan Billimoria, directorul operațiunilor oamenilor din Skillshare, o comunitate de învățare online. În timpul conversației, exprimați-vă intenția. Spune: „Îți spun asta pentru că îmi pasă de tine și vreau să fii cât mai eficient.”

Gândiți-vă la conținut, nu la livrare

Mulți manageri se îngrijorează de modul în care vor înmuia lovitura în loc de ceea ce vor spune, spune Porter. „Asta este ca și cum te-ai pregăti să iei un discurs și să te concentrezi pe ceea ce vei purta mai degrabă decât pe conținutul prezentării tale”, notează ea. Întrebați-vă „Care este mesajul meu de bază? Ce sper să îndepărteze această persoană din conversație? Ce vreau să se întâmple în continuare?” Scrieți ce veți spune și exersați la duș sau la un coleg de încredere. Încercați mai degrabă comportamentul sau acțiunea, în loc să discutați despre sentimente și dați exemple concrete, de genul „Am observat că ați întrerupt oamenii de șase ori în acea întâlnire” (versus „Sunteți nepoliticos cu colegii”).

Începeți cu o întrebare

Discuția ar trebui să fie un dialog, nu un monolog. Spune: „Mi-ar plăcea să am o conversație cu tine pentru a împărtăși feedback. Este ok? Este natura umană să spunem da, dar solicitând permisiunea, s-ar putea să întăriți relația, spune Porter. O altă tactică: solicitați celeilalte persoane să conducă conversația. Spune: „Mi-ar plăcea să vă vorbesc despre x. Ce crezi că a mers bine? Ce crezi că nu? Oferă-ți angajatului timp să răspundă. „În multe cazuri, ei știu deja unde se potrivesc”, spune Fran Hauser, autorul The Myth of the Nice Girl („Când încadrați conversația ca o colaborare în loc de o critică, tonul este mai susținător. “

Folosiți mai puține cuvinte

Fii cât se poate de specific. Expresii vagi sau clișee („Trebuie să lucrați la prezența executivă”) sau feedback-ul acoperit cu zahăr este confuz pentru ascultător, crescând probabilitatea ca acestea să lipsească din punct de vedere complet. „Dacă folosești 100 de cuvinte pentru a spune că cineva a ratat un termen limită, explici excesiv”, spune Porter. Și după ce vă încărcați cuvinte de umplutură și îndulcitori („Știu că sunteți suprasolicitat”), feedback-ul începe să se simtă personal și părtinirea se poate strecura, spune Billimoria. În schimb, ajunge la punct și menționează ce ai observat. Spune: „Am observat că am ratat termenul limită pentru ultimele două rapoarte. Ce s-a întâmplat?"

Nu scurgeți mesajul

Obiceiul obișnuit de a sandwich feedback negativ între două felii de laudă poate fi instinctiv, dar este una dintre cele mai mari greșeli pe care managerii le fac, spune Billimoria. Ascunderea feedback-ului în complimentele aflate la îndemână scoate puterea din cuvintele tale. „Oamenii o văd venind; atunci vor respinge pozitivul, vor aștepta negativul și nu vor avea încredere în ceea ce ai de spus”, spune Porter. Ce puteți face pentru a fi amabil, dar direct: Exprimați feedback-ul în mod pozitiv, spune Hauser. Spuneți: „Multe merg bine, dar am feedback constructiv asupra unor lucruri care necesită îmbunătățiri” sau „Am câteva sfaturi care v-ar putea ajuta”.

Oferiți contextul

De ce vă pasă dacă cineva prestează muncă târziu? Sau nu formatează perfect prezentările? Răspunsurile pot fi evidente pentru dvs., dar un angajat trebuie să înțeleagă de ce se află în spatele feedback-ului dvs. Încercați să plasați note specifice în interiorul imaginii mai mari, de exemplu, „Când departamentul nostru se întârzie cu munca, afectează și alte echipe” sau „Când finanțarea dvs. pare nealiniată, poate oferi oamenilor o lipsă de încredere în numerele dvs.”. Explicând de ce feedback-ul dvs. este important, spune Hauser, vă poate facilita transmiterea și auzirea.

Fii empatic

Primirea de comentarii critice este greu. „Nu contează cât de priceput sunteți să transmiteți feedback. Încă durează”, spune Porter. Nu fi prea aspru, ascultă perspectiva celeilalte persoane și stai liniștit. De asemenea, evitați cuvântul „tu” dacă poți. „Opțiunile subtile de cuvinte pot face conversația să se simtă mai degrabă ca un dialog decât ca un atac”, spune Hauser. De exemplu, în loc să spui „Asta cred că ai fi putut face altfel”, spune „Aceasta este ceea ce cred că s-ar fi putut face diferit”.

Faceți față în față

Furnizarea de vești dure prin e-mail sau telefon este tentantă, însă întâlnirea personală (sau prin Skype sau FaceTime) este mai eficientă, spune Hauser. Vă permite să citiți reciproc urmările nonverbale și intenția emoțională. „Să fii față în față este singurul mod de a te asigura că cealaltă persoană îți poate simți compasiunea”, spune Hauser. De asemenea, dacă nu vă puteți vedea angajatul, va fi mai greu să discerneți dacă sunt supărați sau chiar atenți la ceea ce spuneți. "Stai linistit si mentine contactul vizual, indiferent cat de dificil ar fi", spune Hauser.

Aveți un plan de urmărire

Închideți conversația cu o discuție despre pașii următori. Întrebați cum puteți fi de ajutor și decideți împreună când ar trebui să discutați din nou (zile, săptămâni sau luni mai târziu, în funcție de problema). Apoi, faceți check-in după o zi sau două pentru a vedea cum se simte cealaltă persoană. Este firesc ca receptorul de feedback să se îndepărteze puțin de răniți din conversație, chiar dacă a fost unul productiv, spune Porter. „Trebuie să acordați timp oamenilor pentru procesare”, spune Billimoria. „Cheia relațiilor puternice este legarea înapoi”. Când o veți face, veți câștiga încredere, ceea ce va facilita distribuirea feedback-ului data următoare.

Amintiți-vă, de asemenea, să oferiți laude ample

Asigurați-vă că veți furniza feedback pozitiv din rutina dvs., nu doar să o strecurați în conversații neplăcute. Ideea nu este pur și simplu să placi oamenii sau să le oferi tuturor trofeului; feedback-ul pozitiv este un instrument de dezvoltare profesională. În primul rând, este constructiv - este util ca oamenii să știe ce fac bine pentru a putea continua. În al doilea rând, contribuie la crearea unei culturi mai deschise și mai tolerante la feedback, spune Porter. Fii specific și aici. Spuneți „Îmi place foarte mult modul în care ați gestionat această provocare” sau „Apreciez că ați vorbit cu alte departamente pentru a-și procura achiziția”. Și spune-l des. "Pentru fiecare critică, ar trebui să oferi cel puțin cinci bucăți de laudă", spune Hauser. „Acest lucru îi aduce pe oameni într-un loc unde își doresc un feedback”.